Conheça 4 dicas para organizar documentos gerados na empresa

Desde o primeiro lançamento de um negócio até o estabelecimento da empresa, todo empreendedor precisa realizar registros e apontamentos. Inicialmente em forma de anotações em cadernos ou planilhas, esses registros acabam se tornando importantes documentos para verificação de dados e informações. Acontece que, com o passar dos anos, torna-se difícil o arquivamento de documentos devido ao alto volume que eles passam a ocupar. Como consequência, boa parte do arquivo é perdido ou até mesmo descartado, prejudicando as consultas no futuro. Para ajudá-lo a evitar problemas como esse, listamos hoje 4 dicas para organizar documentos de forma prática. Veja aqui!

1. Categorize por dados

Ao se deparar com uma pilha de papéis e apostilas sem identificação, você com certeza gastará muito tempo para encontrar um documento. Sabendo disso, determine alguém responsável para organizar todos os itens em categorias, as quais poderão ser definidas de acordo com datas, temas, tipos de clientes ou até mesmo conforme a prioridade de consulta.

Mesmo parecendo simples, esse processo agiliza muito os trabalhos dentro do espaço corporativo, além de transmitir confiança aos clientes que precisam obter informações de forma rápida. Após a seleção e separação de cada documento, é hora de fazer a armazenagem em locais apropriados e seguros.

2. Use pastas e arquivos

Em algumas empresas, é comum ver grandes armários ou estantes sendo utilizados como abrigo de documentos. Mesmo sendo uma boa ideia, ela não é a mais recomendada. Isso porque grandes compartimentos não geram a possibilidade de criar nichos diferenciados no arquivamento de documentos. A não ser que você queira adaptar uma estante com divisórias, considere investir nos tradicionais arquivos de aço, pois são menores e facilitam a organização da papelada.

Além disso, esses pequenos armários são fáceis de deslocar, o que garante maior flexibilidade em uma possível mudança de sala. Dentro dos arquivos, você pode manter diversas pastas ou ainda caixas organizadoras de diferentes tamanhos, pois são ideais para a separação de elementos. Mais do que agrupar documentos conforme o assunto, as pastas e caixas oferecem um reforço para a proteção contra umidade, poeira e outras sujeiras que possam manchar os papéis da empresa.

3. Aproveite a internet

Enquanto a migração total dos serviços e processos para o mundo digital não acontece, você pode aproveitar a rede para armazenar apenas os arquivos mais importantes. Hoje, a principal vantagem de utilizar a nuvem para manter seus arquivos está na facilidade de acesso às informações.

Por meio de ferramentas simples de busca, encontrar um arquivo com base no nome ou data de criação se torna uma tarefa muito mais rápida e eficiente. Além disso, por ser um ambiente virtual de armazenagem, ele não deixa os documentos sujeitos ao risco de danos por incêndio ou furto.

4. Reserve um local específico

Mesmo empresas com estrutura pequena devem reservar um local específico para a armazenagem dos documentos. Tal fato permite um maior controle do acesso de pessoas às pastas e ainda facilita a proteção dos móveis ou arquivos. Essa área não precisa ter nada de especial, podendo ser uma sala, um pequeno depósito ou até mesmo um galpão separado das dependências da empresa.

Atualmente, empreendedores que precisam liberar espaço na companhia também podem contar com o box de self storage para manter documentos e outros itens importantes. A alternativa proporciona segurança e facilidade de acesso em horários estabelecidos pelo cliente, o que evita atrasos nos diferentes processos da rotina de trabalho.

Mesmo para quem já está acostumado com os processos de armazenagem, buscar alternativas para organizar documentos é uma maneira simples de zelar pela história e trajetória da própria empresa.

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