Como guardar documentos fiscais com segurança?

Apesar de o mundo corporativo estar, cada vez mais, caminhando para o armazenamento de dados em nuvem, sistemas de controle de arquivos, entre outras tecnologias que ajudam a organizar a parte burocrática de uma empresa, ainda é necessário guardar documentos em arquivo, para fins comprobatórios.

Essa necessidade existe porque os órgãos responsáveis têm a permissão de exigir os registros originais durante o período de preservação recomendado para cada documento, tempo este que pode variar de acordo com o tipo de documentação. Se, ao ser solicitada a apresentação do documento pelo Fisco, a empresa não possuir mais o registro, além de precisar realizar um novo pagamento, ainda será acrescida uma multa de 20% sobre o valor mais os juros. 

Portanto, é fundamental que uma empresa tenha, em seu planejamento, um local apropriado para manter os documentos corretos guardados em segurança, a fim de prevenir que a companhia passe por problemas maiores, caso perca os registros ou algo grave aconteça com eles.

Quais documentos e por quanto tempo devem ser guardados?

O ideal é que a empresa tenha sempre todos os registros bem organizados, no entanto, não é toda documentação que precisa ser mantida guardada e o prazo ideal para armazenar documentos fiscais também varia de acordo com o tipo dele.

Confira uma lista dos documentos que precisam ser guardados e o tempo ideal que cada um deve ser mantido em segurança:

• Documentos tributários: 5 anos
  • Notas fiscais e recibos;
  • Livros fiscais;
  • IR (Imposto de Renda);
  • CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido);
  • PIS (Programa de Integração Social);
  • COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);
  • ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • Declarações: DIPJ, DCTF, DACON;
  • DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
  • DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte;
  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;
  • GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS;
    
• Documentos trabalhistas e/ou previdenciários:
  • Contrato de trabalho: Prazo indeterminado;
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de ponto: 5 anos;
  • Termo de rescisão do contrato de trabalho: 2 anos;
  • Folha de pagamento: 10 anos;
  • Livro ou ficha de registro de empregado: Prazo indeterminado;
  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): 30 anos;
  • GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos;
  • GRFC (Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social): 30 anos;
  • GPS (Guia da Previdência Social): 5 anos;
  • Contribuição Sindical: 5 anos;
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 3 anos;
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): 5 anos.

Como armazenar documentos de forma segura?

Para proteger os dados, muitas empresas passaram a digitalizar os documentos fiscais e armazená-los na nuvem, em servidores. Isso garante que a informação fique protegida, porém, é necessário manter os documentos físicos em bom estado de conservação também e é nesse momento que muitas companhias acabam se prejudicando.

Para garantir que os documentos físicos não sofram nenhum tipo de dano, o ideal é mantê-los guardados em um local limpo, bem arejado e, de preferência, que não fique ao alcance de qualquer pessoa, visto que muitos desses registros possuem informações sigilosas e confidenciais, seja sobre os colaboradores ou, até mesmo, sobre a própria companhia.

No entanto, poucas empresas possuem um local que se encaixe nessas características à disposição, até porque, dependendo do porte da empresa, guardar documentos exige bastante espaço e, conforme a empresa aumenta, o espaço necessário para a guarda dos documentos também deve ser ainda maior. 

Leia também: Como organizar documentos

A necessidade de ter um local para essa finalidade tem levado cada vez mais empresas a contar com o recurso de ter um box alugado em um self storage para guardar documentos fiscais. Isso porque, além de oferecer um ambiente higienizado, as empresas de self storage, como a Storage Guarda Tudo, proporcionam segurança, visto que possui sistemas de câmeras de vigilância funcionando 24 horas e apenas quem possui a chave pode acessar o conteúdo do box, garantindo assim mais privacidade.

Além disso, na Storage Guarda Tudo, por exemplo, existem diversas opções de tamanhos de box, o que permite maior flexibilidade, já que, caso a empresa que está alugando o box precise de mais espaço para guardar documentos, ela pode alugar um box maior, até mesmo por um tempo diferenciado.

Saiba mais vantagens em alugar um box de self storage para guardar documentos, solicite um orçamento com a Storage Guarda Tudo e armazene os documentos fiscais da sua empresa em segurança.

Fonte: Jusbrasil