Em um escritório de advocacia é normal ter muitos papéis e documentos. Com a correria do dia a dia, ligações, e-mails e visitas de clientes, fica um pouco difícil manter o ambiente em ordem.
Mas saiba que mesmo sendo difícil, não é impossível. Os documentos, processos e papéis podem ficar organizados de uma maneira que fiquem práticos e simples para que, tanto o advogado quanto seus secretários e funcionários encontrem-os sem nenhum problema.
Sabemos que existem muitos documentos envolvendo um único cliente, por isso, separe o documento do cliente, seu tipo de processo, data do inicio do processo, marque quais são as partes contrárias, certidões e tudo o que envolva ele.
Em seguida, organize os documentos em pastas com divisórias mensais junto com tudo o que diz respeito aquele cliente.
Se preferir, também vale organizar o arquivo por tipo de processo, desde que essa organização seja feita por ordem alfabética dos nomes dos clientes. Assim será muito mais fácil ter acesso às informações.
Organizar os seus prazos e suas próprias metas também é muito importante. Assim que fizer essa organização com os seus afazeres, faça com os funcionários.
Quando se tem uma noção dos prazos e das metas que precisam ser cumpridas, automaticamente o próprio arquivo fica organizado. Pois não será necessário ter aquele monte de papéis e processos jogados em cima da mesa.
Com essa organização, os prazos serão cumpridos e o arquivo será organizado e prático para que o trabalho fique mais simples.
Ter armários ou prateleiras é essencial para um escritório de advocacia, pois são muitas pastas de processos, documentos e papéis importantes que precisam ser utilizados no dia a dia, então não tem como deixá-los em lugares de difícil acesso.
Mas, é importante frisar que os armários e prateleiras devem ser utilizados apenas para colocar os documentos que são importantes e que precisam estar fáceis. Assim que resolver aquele caso, arquive o processo e todos os documentos referentes a ele em lugares mais reservados.
Não deixe que um caso que esteja resolvido ocupe espaço de um caso novo e que precisa estar em mãos com mais frequência. Também é importante manter a ordem extrema em relação a organização desses armários e prateleiras.
Quando o processo já foi finalizado, é importante que o advogado ainda guarde todos os documentos do seu cliente e o espaço do escritório nem sempre é suficiente para todo o arquivo do escritório.
Uma opção interessante para esses casos é guardar documentos em um self storage. Dessa forma, mesmo não ocupando o espaço físico do escritório, os documentos podem ser acessados facilmente, já que os horários de acesso são bastante flexíveis. Aqui na Storage Guarda-Tudo o acesso aos boxes é permitido diariamente, inclusive domingos e feriados!
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