Como preparar uma boa planilha para gestão de estoque?

A gestão de estoque é fundamental para todas as empresas e indústrias que precisam trabalhar com ele. Dessa maneira, será possível saber quanto há na empresa, o que foi adquirido e o que saiu, o que também impacta positivamente na gestão financeira da companhia.

Uma das maneiras mais simples de se fazer essa organização é através de uma planilha que pode ser desenvolvida em qualquer programa de planilhas, como o Excel, o Google Docs ou Libre Office.

Confira quais são as informações mais importantes que devem aparecer em sua planilha e tenha uma gestão de estoque muito mais eficiente!

Informações essenciais para a sua planilha de gestão de estoque

Ao contar com os seguintes campos em sua planilha, todas as informações de que você precisa estarão facilmente à disposição.

• Entradas;
• Saídas;
• Lote;
• Código de identificação;
• Descrição do produto;
• Unidade de medida (peça, unidade, quilo, etc.);
• Data de fabricação (caso aplicável);
• Data de validade (caso aplicável);
• Quantidade de unidades disponíveis;
• Custo de cada unidade (valor de compra).

Essas são as informações básicas que a sua planilha deve ter para que seja eficiente e possa auxiliar no andamento dos processos da empresa.

Quais são as abas da planilha?

É importante dividir a sua planilha em abas, para que consiga atualizar as informações com mais facilidade e praticidade.

As abas mais importantes para a planilha são:

• Controle;
• Entrada;
• Saída.

A primeira aba serve como um resumo, de acordo com o que for indicado nas duas demais abas. Assim que você abrir a planilha, é ali que você estará, com acesso mais prático a um resumo de tudo o que há em estoque.

Enquanto isso, as duas últimas abas devem ser atualizadas com a chegada de novos produtos e a saída de outros, respectivamente.

Quando atualizar a planilha?

O ideal é que isso aconteça em tempo real, ou seja, assim que os produtos entrarem ou saírem. Porém, devido à rotina das empresas, que é bastante corrida, nem sempre é possível fazer esse tipo de atualização simultânea.

Por isso, o recomendável é que ela seja atualizada pelo menos uma vez por dia, para que, no dia seguinte, ela apresente as informações mais recentes sobre os produtos e, assim, facilite a tomada de decisões.

Ao utilizar um programa em que as planilhas podem ser compartilhadas de forma online com outras pessoas, como o Google Docs ou o Microsoft Office, a atualização do estoque pode ser feita por todas as pessoas que trabalham ali ou apenas pelos encarregados, de acordo com a sua preferência.

Além disso, as planilhas online (que estão na nuvem) apresentam a vantagem de poderem  ser atualizadas por meio de qualquer computador, tablet ou smartphone conectado à internet, o que agrega mais praticidade a seu dia a dia

Garanta uma gestão de estoque muito mais eficiente e prática!

Com a planilha certa, a gestão de estoque se tornará muito mais prática e intuitiva, o que é benéfico para todos os colaboradores do setor e, consequentemente, para toda a empresa.

Outra solução muito vantajosa para os estoques é contar com o self storage, que é um espaço de armazenamento em boxes, perfeito para as empresas que não possuem muito espaço disponível ou gostariam de contar com uma área adicional para armazenar seus objetos e pertences.

A Storage Guarda-Tudo é uma empresa especializada na solução de guarda estoques, que atua no setor desde o ano de 1996, sendo a pioneira em self storage no Brasil com mais de 20.000 locações celebradas.