Qual o tempo de armazenagem ideal de arquivos e documentos?

Você sabia que é muito importante organizar e armazenar arquivos e documentos? Isso porque, em alguns casos — como a garantia de um eletrodoméstico, por exemplo —, é necessário usar o documento original para comprovar a compra do produto.

1. A armazenagem de arquivos e documentos

A armazenagem de arquivos e documentos é uma tarefa necessária não só para exigir o conserto ou a troca de um produto que foi comprado e apresentou defeito. Ela também serve como prova em casos de notificação de pagamento de alguns tributos ou de algumas contas, como água, telefone e energia elétrica.

Essencial não só para pessoas físicas, o arquivamento de documentos também é muito importante para pessoas jurídicas, já que empreendimentos devem comprovar, em caso de exigência, o efetivo pagamento de tributos.

2. O tempo de armazenagem de cada documento

Imposto de Renda

Os documentos relativos ao Imposto de Renda devem ser armazenados por 5 anos, pois esse é o período em que pode ser exigida a comprovação de tudo aquilo que foi descrito na declaração.

Contas

Existem algumas contas, como a de energia elétrica ou a de plano de saúde, as quais você pode solicitar um extrato com os pagamentos anuais. Assim, em vez de guardar os documentos de 12 meses, será necessário arquivar apenas um papel que representa a quitação pelo ano inteiro.

Aluguel

Os recibos referentes ao aluguel de um imóvel cujo contrato já encerrou devem ser arquivados por 3 anos. E fique atento: os documentos relativos ao pagamento de um financiamento ou de aluguéis vigentes devem ser guardados até o fim do contrato. O mesmo vale para os comprovantes de condomínio. Depois de deixar o imóvel, você deve armazenar esses arquivos por 10 anos.

Aposentadoria

Os documentos relacionados à aposentadoria por INSS deverão ser arquivados pelo prazo de 20 anos.

Documentos de pessoas jurídicas

No caso de armazenagem de arquivos de pessoas jurídicas, é preciso prestar muita atenção, pois existem prazos definidos de acordo com cada esfera (municipal, estadual e federal). Além disso, há os documentos relativos à parte previdenciária, trabalhista, societários e comerciais.

3. Onde armazenar arquivos e documentos

Além da observação correta dos prazos, é preciso ainda definir qual a melhor forma de armazenar seus arquivos e documentos. Uma solução inteligente e prática é a utilização de um self-storage. Nesse tipo de armazenagem existe uma grande variedade de tamanhos de boxes que atenderão com segurança a sua necessidade.

É muito importante ter atenção e cuidado com os nossos documentos e arquivos, principalmente na forma como eles estão sendo armazenados. Lembre-se de que armazenar arquivos e documentos de maneira inteligente libera um espaço valioso na sua casa ou na sua empresa, que poderá ser aproveitado de uma maneira muito mais interessante.

Com nossas dicas ficou mais fácil de saber o que devemos armazenar e por quanto tempo em média, não é mesmo? Aproveite para conhecer melhor a solução de self-storage, assista o vídeo abaixo e tire todas as suas dúvidas!