O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
| DOCUMENTOS ou ARQUIVOS | PRAZO MÍNIMO DE GUARDA |
| Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe | 06 anos (ver nota 2) |
| DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) | 05 anos (ver nota 3) |
| Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP | 06 anos |
| DIRF | 05 anos |
| Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) | 20 anos |
| Extratos Bancários | 06 anos |
| Folha de Pagamento | 35 anos |
| Folha de Ponto | 05 anos |
| Formulário CAGED | 10 anos |
| GFIP (FGTS – RE / GR) | 35 anos |
| GPS | 05 anos (ver nota 3) |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 05 anos |
| Holerites / Recibos de Pagamentos | 05 anos |
| Laudo PPRA | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Livro Diário | 06 anos (ver nota 2) |
| Livro Razão | 06 anos (ver nota 2) |
| Livros de Entradas e Saídas | 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) |
| Livro Registro de Inventário | 06 anos após o último lançamento (ver nota 2) |
| Livros: Apuração do ISS e ICMS | 05 anos após o último lançamento |
| Livros de Atas de Assembleia | Permanente |
| Notas Fiscais e Cupons Fiscais | 05 anos (veja nota 1) |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | Indeterminado |
| Recibo de Vale Refeição | 06 anos |
| Recibo de Vale Transporte | 06 anos |
Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.
Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.
Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.
Fonte: Brasil Informática 2012
