Para manter sua empresa regularizada e os negócios em ordem, é essencial guardar os documentos de forma correta. Além de garantir a preservação de arquivo morto, livros contábeis, entre outros, você pode precisar de arquivos antigos e importantes sem saber exatamente quando.. A seguir, separamos algumas dicas para você saber como armazenar os documentos da sua empresa!
1. Manter os documentos em ordem
Para as empresas, é obrigatório o armazenamento de documentos, arquivo morto, livros contábeis, processos judiciários, entre outros documentos gerados no dia a dia dos negócios.
Ao longo dos anos, essa papelada toda começa a acumular cada vez mais espaço e poeira e logo, as caixas e armários se tornam apenas um amontoado de papéis, pois é impossível encontrar qualquer coisa ali.
Portanto, o primeiro passo é encontrar o local ideal para armazenar os documentos com segurança e longe da poeira e do mofo. Uma boa opção é o self-storage, local onde você pode guardar o que quiser, da forma que quiser, em um box particular protegido com senha.
2. Organização segura e privada no self-storage
No self-storage, seus documentos ficarão protegidos da sujeira, do desgaste e do acesso de pessoas não autorizadas, pois apenas você possuirá a senha de entrada no box. Além disso, o self-storage é protegido e monitorado 24 horas.
Outra grande vantagem de armazenar os documentos da empresa no self-storage é a liberação de espaço no escritório ou imóvel da empresa. Os documentos tomam muito espaço e, portanto, o local liberado por eles é valioso.
Nele você pode escolher como irá organizar seus pertences,, em caixas, armários, prateleiras, e encontrar facilmente quando precisar, pois, ali, os documentos estão em seu devido lugar, sem estarem espalhados em qualquer lugar. O acesso aos documentos será controlado por você através da senha pessoal utilizada para entrar no box. Só pessoas autorizadas ou acompanhadas por você poderão entrar, garantindo também a privacidade na hora de conferir ou procurar documentos da empresa.
3. Os perigos da falta de cuidado no armazenamento
Se armazenados em um local impróprio e sem os devidos cuidados, os documentos podem acabar se deteriorando, causando prejuízos e danos irreversíveis à empresa.
Além disso, o acúmulo de poeira e de umidade pode ocasionar problemas respiratórios e de alergia nos funcionários. Papéis guardados sem cuidado também juntam ácaros e traças e podem até mesmo atrair ratos e insetos.
Finalmente, o papel é um material altamente inflamável e, portanto, seu acúmulo e armazenamento sem fiscalização pode colocar em risco a empresa e os funcionários.
Mantenha seus negócios em ordem e regularizados, armazene os documentos da sua empresa de forma organizada e segura. Não corra o risco de perder arquivos importantes que podem lhe causar maiores transtornos se forem perdidos ou deteriorados. Gostou das nossas dicas? Ficou muito mais fácil agora, não é mesmo? Então aproveite para acompanhar o nosso blog e baixar o nosso infográfico com mais informações.
