Apesar de o mundo corporativo estar, cada vez mais, caminhando para o armazenamento de dados em nuvem, sistemas de controle de arquivos, entre outras tecnologias que ajudam a organizar a parte burocrática de uma empresa, ainda é necessário guardar documentos em arquivo, para fins comprobatórios.
Essa necessidade existe porque os órgãos responsáveis têm a permissão de exigir os registros originais durante o período de preservação recomendado para cada documento, tempo este que pode variar de acordo com o tipo de documentação. Se, ao ser solicitada a apresentação do documento pelo Fisco, a empresa não possuir mais o registro, além de precisar realizar um novo pagamento, ainda será acrescida uma multa de 20% sobre o valor mais os juros.
Portanto, é fundamental que uma empresa tenha, em seu planejamento, um local apropriado para manter os documentos corretos guardados em segurança, a fim de prevenir que a companhia passe por problemas maiores, caso perca os registros ou algo grave aconteça com eles.
Quais documentos e por quanto tempo devem ser guardados?
O ideal é que a empresa tenha sempre todos os registros bem organizados, no entanto, não é toda documentação que precisa ser mantida guardada e o prazo ideal para armazenar documentos fiscais também varia de acordo com o tipo dele.
Confira uma lista dos documentos que precisam ser guardados e o tempo ideal que cada um deve ser mantido em segurança:
- Documentos tributários: 5 anos
- Notas fiscais e recibos;
- Livros fiscais;
- IR (Imposto de Renda);
- CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido);
- PIS (Programa de Integração Social);
- COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);
- ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
- Declarações: DIPJ, DCTF, DACON;
- DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
- DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte;
- Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções;
- GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS;
- Documentos trabalhistas e/ou previdenciários:
- Contrato de trabalho: Prazo indeterminado;
- Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de ponto: 5 anos;
- Termo de rescisão do contrato de trabalho: 2 anos;
- Folha de pagamento: 10 anos;
- Livro ou ficha de registro de empregado: Prazo indeterminado;
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): 30 anos;
- GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos;
- GRFC (Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social): 30 anos;
- GPS (Guia da Previdência Social): 5 anos;
- Contribuição Sindical: 5 anos;
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 3 anos;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): 5 anos.
Como armazenar documentos de forma segura?
Para proteger os dados, muitas empresas passaram a digitalizar os documentos fiscais e armazená-los na nuvem, em servidores. Isso garante que a informação fique protegida, porém, é necessário manter os documentos físicos em bom estado de conservação também e é nesse momento que muitas companhias acabam se prejudicando.
Para garantir que os documentos físicos não sofram nenhum tipo de dano, o ideal é mantê-los guardados em um local limpo, bem arejado e, de preferência, que não fique ao alcance de qualquer pessoa, visto que muitos desses registros possuem informações sigilosas e confidenciais, seja sobre os colaboradores ou, até mesmo, sobre a própria companhia.
No entanto, poucas empresas possuem um local que se encaixe nessas características à disposição, até porque, dependendo do porte da empresa, guardar documentos exige bastante espaço e, conforme a empresa aumenta, o espaço necessário para a guarda dos documentos também deve ser ainda maior.
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A necessidade de ter um local para essa finalidade tem levado cada vez mais empresas a contar com o recurso de ter um box alugado em um self storage para guardar documentos fiscais. Isso porque, além de oferecer um ambiente higienizado, as empresas de self storage, como a Storage Guarda Tudo, proporcionam segurança, visto que possui sistemas de câmeras de vigilância funcionando 24 horas e apenas quem possui a chave pode acessar o conteúdo do box, garantindo assim mais privacidade.
Além disso, na Storage Guarda Tudo, por exemplo, existem diversas opções de tamanhos de box, o que permite maior flexibilidade, já que, caso a empresa que está alugando o box precise de mais espaço para guardar documentos, ela pode alugar um box maior, até mesmo por um tempo diferenciado.
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Fonte: Jusbrasil
