Como organizar e armazenar documentos escolares?

Diplomas, provas, fichas de cadastro, relatórios de desempenho… De fato, a rotina administrativa de uma escola conta com uma série de documentos que devem ser armazenados de maneira organizada, segura e eficiente.

No entanto, ao longo dos anos, o acúmulo excessivo de materiais é inevitável, e isso pode causar desconfortos e desafiar o secretariado da instituição. Afinal de contas, qual é a melhor solução na hora de guardar documentos?

Armazenamento

Em primeiro lugar, vale esclarecer que os métodos de armazenamento devem ser extremamente cuidadosos, levando em consideração que eles poderão ser utilizados a qualquer momento por um aluno, até mesmo depois de muitos anos que ele estiver fora da escola.

Outro ponto essencial é que o manuseio de papéis deve ser realizado com cuidados específicos, pois eles podem ficar amarelados, velhos demais e até mesmo rasgar com o tempo. E tudo isso sem contar com os danos por parte de ações da natureza, como calor excessivo e chuva.

Diante de todas essas questões, a melhor solução para guardar documentos escolares é o self storage, uma solução de armazenamento que promete mudar para melhor o seu planejamento e estoque de pastas escolares.

Afinal de contas, atualmente, é possível digitalizar as fichas e relatórios dos alunos, deixando a consulta física apenas para situações específicas. A partir da obtenção de um sistema digital completo, a instituição não precisará mais investigar diariamente uma grande quantidade de documentos, contribuindo, assim, para uma maior agilidade nos processos.

Se ficou curioso para saber mais sobre o assunto, confira abaixo alguns benefícios que essa solução proporciona:

Apesar de, primeiramente, ter atingido fama nos Estados Unidos e em diversos países da Europa, o guarda-estoques, ou self storage, já se tornou uma realidade no Brasil, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.

Essa solução consiste no aluguel de boxes de tamanhos variados que servem para armazenar com toda a segurança os seus documentos, objetos e até mesmo peças maiores, como móveis.

O local é monitorado sem interrupções, 24 horas por dia, e apenas pessoas autorizadas têm acesso aos boxes. Sendo assim, existe uma garantia de que informações sigilosas dos alunos não serão consultadas por pessoas de fora do contexto da administração escolar.

Além da proteção contra roubos, a vantagem do self storage, também conhecido como guarda-documentos, consiste na proteção contra umidade, chuva e calor excessivo. E isso porque os boxes possuem uma temperatura adequada, e são totalmente protegidos de intempéries que podem danificar permanentemente documentos importantes.

Você também poderá utilizar o guarda-estoques como uma solução para o número excessivo de livros na sua biblioteca. Afinal de contas, muitas vezes, algumas obras ficam estacionadas nas prateleiras e, certamente, ocupam um espaço desnecessário, não é mesmo?

Por isso, conheça agora mesmo a Storage Guarda-Tudo, uma empresa que atua há mais de duas décadas neste mercado e conta com unidades em São Paulo, Rio de Janeiro e Campinas.