Você sabe como organizar os documentos de uma empresa da melhor forma possível? A administração de documentos é um dos aspectos mais importantes para as companhias, pois estabelece organização e agiliza as operações diárias.
Com o avanço da tecnologia, essa tarefa se tornou ainda mais automatizada. No entanto, existem empresas que precisam da gestão dos arquivos físicos, devido à natureza do trabalho.
Independentemente de serem arquivos físicos ou digitais, uma coisa é essencial quando se fala em organização de documentos: é necessário ter o controle dos dados, pois sem ele os processos de trabalho acabam se tornando mais lentos.
Sendo assim, a Storage Guarda-Tudo reuniu todas as informações necessárias para você compreender como organizar os documentos de uma empresa de um modo rápido e eficiente.
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Organizando documentos: qual a importância?
De modo geral, entender como organizar documentos de uma empresa estabelece um senso de disciplina para os gestores e melhora as rotinas de trabalho de todos.
Quando não há disciplina na hora de gerir esses arquivos, ocorrem os seguintes problemas:
- Atraso no atendimento ao cliente;
- Demora a atender solicitações internas da empresa;
- Deterioração dos arquivos com o passar do tempo;
- Desorganização de arquivos físicos e digitais;
- Perda de informações relevantes;
- Trabalho excessivo para achar documentações;
Como pode se ver, a organização dos dados implica em atrasos desnecessários e problemas contornáveis, mas também pode gerar consequências graves para a empresa.
Além disso, um bom sistema de gestão de documentos evita que a companhia tenha problemas com a lei, visto que muitos arquivos são vitais para o funcionamento das atividades.
Então, é necessário adotar um controle rígido e entender que a documentação de uma empresa se mantém como um dos principais fundamentos para que ela funcione de forma adequada.
Quais são as vantagens de organizar documentos na empresa?
A primeira vantagem em saber como organizar documentos de uma empresa é que isso gera um sistema que administra os problemas internos de forma eficiente.
Como visto, os problemas decorrentes de uma má gestão de arquivos referem-se, em sua maioria, a problemas do público interno: atrasos de rotinas, perda de informações, etc.
Portanto, administrar arquivos e ficheiros proporciona segurança e previne que esses problemas surjam na empresa.
É muito importante, porém, que isso faça parte da cultura organizacional, especialmente no topo da companhia. Os gestores precisam implementar isso para que os funcionários sigam o exemplo.
Além disso, a organização de documentos aumenta o senso de responsabilidade dos indivíduos, visto que muitas pessoas pensam nos documentos de uma instituição como algo que elas não devem prestar contas.
Pense na seguinte analogia: se você deixar um pertence seu em um guarda volumes de um supermercado e alguém perdesse, quem você responsabilizaria?
Os responsáveis pelo supermercado, obviamente. Afinal, você confiou que seus bens estariam seguros e isso foi reforçado pela presença de um guarda volumes no local.
Sendo assim, com a implementação de uma cultura de organização de arquivos, os responsáveis devem prestar conta e, com isso, os documentos passam a ter a importância devida.
Aprenda 7 maneiras de como organizar os documentos da sua empresa
Antes de tudo, destaca-se que algumas empresas precisam ter documentos físicos em seus ambientes, sendo necessários para casos de autenticação ou inspeção de órgãos de fiscalização.
Apesar disso, reiteramos que a digitalização é essencial para qualquer empresa que busca se modernizar e se manter coerente com o mundo digital em que vivemos.
Sendo assim, mostramos a seguir 7 maneiras de como organizar documentos de uma empresa e guardar em um box guarda tudo.
1. Digitalização de documentos reduz a quantidade que precisa ser armazenada
Na maior parte das empresas, os dados de papel não são utilizados por serem obsoletos e por não garantirem segurança das informações em longo prazo.
Diante disso, os documentos digitais são uma saída prática, que soluciona esses problemas e ainda economiza espaço no local de trabalho.
Para realizar o processo de digitação, isto é, a conversão de arquivos físicos para digitais, é necessário ter uma máquina impressora que realize esse serviço.
Além de garantir a segurança de acesso, a digitalização permite uma maior autonomia dos funcionários, que podem encontrá-lo de forma mais rápida nas pastas ou sistemas compartilhados.
2. Arquivo suspenso
Como citamos, muitas organizações precisam dos documentos físicos. Assim, uma solução são os chamados arquivos suspensos.
Esse tipo de pasta serve para guardar documentos em armários e arquivos, cujos tamanhos variam de acordo com as necessidades do local de trabalho.
Eles oferecem uma segurança aos dados, pois se tratam de um invólucro que se coloca em torno do papel, protegendo-o de sujeira e deterioração causadas pelo tempo.
Porém, muitas empresas não utilizam mais esse tipo de organização por considerá-la muito arcaica e ainda suscetível à degradação.
Empresas modernas que precisam estocar documentos físicos preferem utilizar soluções de self-storage guarda tudo, pois estes oferecem maior segurança e autonomia para os indivíduos.
Para utilizar o arquivo suspenso, é necessário criar uma organização por meio de categorias em que se deposita cada documento na pasta correspondente.
Também é muito importante adquirir pastas suspensas que se adequem ao tamanho dos papéis e dos ambientes em que elas irão ficar.
Problemas com dimensões inadequadas originam rasgos ou dobras em arquivos importantes, avançando a deterioração do papel.
Também é muito importante atentar para o descarte de papéis desnecessários. Estes devem ser sinalizados no próprio arquivo em qual momento isso deve acontecer.
Porém, analise com cuidado se há necessidade real de manter esse tipo de arquivo físico, visto que para muitas empresas basta ter o documento digitalizado.
De todo modo, exploramos algumas dicas extras de organização desse tipo de arquivo.
Organize as pastas conforme a frequência de uso
Uma das possibilidades é priorizar o acesso baseado na frequência de uso. Documentos que precisam ser acessados diariamente, precisam estar nas primeiras pastas, por exemplo.
Ao organizar dessa forma, se agiliza a rotina e estabelece parâmetros para outros funcionários sobre a organização das documentações.
Prefira as pastas suspensas que contenham mais divisões internas
Há arquivos suspensos formados por muitas divisões, com números superiores a 12. Isso permite uma maior capacidade de armazenagem, que se resume a um único local.
Isso permite também que arquivos de um determinado período fiquem no mesmo local. Por exemplo, os documentos anuais de um setor ou até mesmo da empresa como um todo.
Lembre-se sempre que isso depende da extensão e da necessidade da companhia. Uma empresa de grande porte dificilmente faria uso desse tipo de organização.
Separe as pastas por ordem alfabética
Essa dica se aplica principalmente a registros de nomes de pessoas, companhias ou serviços oferecidos, pois fica mais fácil encontrar as informações quando estão em ordem alfabética.
Esses tipos de organização das pastas suspensas podem coexistir. A única regra é que as formas de gestão de documentos devem ser explícitas para todos, pois assim se cria uma cultura que valoriza esses arquivos.
3. Estabeleça um local específico para guardar os documentos
Antes de nada, organizar documentos de uma empresa exige a definição de um local de destino para esses arquivos.
Para documentos físicos, a organização do espaço exige esforços maiores quando comparados com os digitais, pois precisa-se de um espaço adequado.
Além disso, esse espaço deve proteger os papéis da sujeira, de micro-organismos e de outros elementos que levam à degradação do material.
Então, é importante manter a atenção para esses detalhes a fim de garantir uma gestão adequada dos arquivos.
Os documentos digitais, por sua vez, oferecem maiores vantagens no que se refere ao espaço, visto que eles estão em computadores e, em alguns casos, na nuvem.
De toda forma, é preciso estabelecer uma organização em relação às pastas, conferindo acesso aos funcionários que necessitam.
4. Tenha uma ferramenta para auxiliar nesta tarefa
Existem diversas ferramentas que automatizam o processo relativo à organização e compartilhamento de documentos digitais.
Para arquivos físicos, os boxes de self-storage servem como bons espaços para guardar documentos de forma segura e despreocupada.
No entanto, para selecionar a ferramenta mais adequada, é necessário entender todos os aspectos relativos à documentação da empresa em questão.
Assim, não existe uma única resposta que vai servir para todas as pessoas. Cada realidade é única e a análise deve considerar isso para ser bem-sucedida.
O importante é entender que se deve aprimorar os processos com frequência. Não é porque uma empresa realiza algo por muito tempo que aquilo funciona bem. É necessário ter autoavaliação e se abrir para as críticas.
5. Microfilmagem
A microfilmagem se refere à técnica de captação de imagens documentais através de fotografias, com duração de até 500 anos.
Esse processo é utilizado em empresas que sofrem constantemente com problemas relativos à falsificação. Por se tratar de uma técnica fotográfica confiável, ela dificulta a ação desses criminosos.
A legislação brasileira ainda prevê que o documento microfilmado tem o mesmo valor do original, diferente dos digitalizados que, dependendo da emissão, precisam passar por autenticação.
6. Criação de pastas
Essa dica serve tanto para arquivos físicos quanto digitais. A diferença é que a primeira ocupa espaço físico e tem maiores chances de se perder.
Para documentos físicos, é muito importante a criação de pastas que facilitem a busca e que sejam de fácil acesso para os funcionários que delas necessitem.
Os arquivos digitais, por sua vez, também precisam de pastas. A diferença é que o processo é mais simples, objetivo e autônomo, pois os funcionários podem ter acesso pelo próprio computador.
7. Armazenamento na nuvem
A última dica se refere ao armazenamento na nuvem, o chamado cloud computing, que permite o compartilhamento de arquivos sem a necessidade de uma ligação por meio de cabos.
Para tal, só precisa que as pessoas tenham acesso à internet e ao local onde estão os arquivos.
Essa é uma das formas mais usadas para arquivar e gerir documentos, visto que se trata de um modo seguro e muito prático.
Quais são as vantagens de organizar documentos de uma empresa na nuvem?
Muitas empresas de tecnologia, como a Apple e a Google, oferecem serviços gratuitos referentes à nuvem para seus usuários, com um limite de tamanho dos arquivos.
No entanto, para empresas que querem organizar seus documentos, há possibilidades de expandir esse espaço, com um domínio próprio e que proporciona uma facilidade de acesso.
A seguir, vamos explorar um pouco mais sobre esse tópico.
Modernização dos procedimentos
Como sabemos, a empresa que não moderniza seus processos sofre no mundo atual, cada vez mais inserido nas novas tecnologias.
Dessa forma, o armazenamento de dados precisa ter prioridade em qualquer companhia moderna.
Embora importante, o processo de digitalização não garante a segurança dos arquivos, pois computadores podem quebrar e os documentos acabam se perdendo.
Além disso, isso permite que os funcionários aprendam novas técnicas, se modernizem e se sintam mais motivados após terem acesso a ferramentas mais práticas.
Facilidade de acesso
Para acessar algum serviço de cloud computing, basta ter acesso a ele pela internet.
Essa facilidade de acesso torna as práticas de trabalho mais eficientes, pois os funcionários não precisam se deslocar para procurar um documento em um arquivo físico.
Ainda existe a vantagem de ter um acesso compartilhado por muitas pessoas em tempo real, que podem encontrar arquivos do computador do trabalho ou até mesmo de casa.
Possibilidade de expandir o espaço
Por fim, os serviços de nuvem geralmente oferecem possibilidades pagas de expandir o espaço. Para empresas, esse tipo de proposta tem bastantes atrativos.
Geralmente, os planos oferecidos abarcam grandes quantidades de espaço, ideal para empresas de grande e de médio porte.
Esse processo permite continuar utilizando os serviços, com mais comodidade e certeza de que os documentos de sua empresa estão seguros.
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