Em um escritório de advocacia é normal ter muitos papéis e documentos. Com a correria do dia a dia, ligações, e-mails e visitas de clientes, fica um pouco difícil manter o ambiente em ordem.
Mas saiba que mesmo sendo difícil, não é impossível. Os documentos, processos e papéis podem ficar organizados de uma maneira que fiquem práticos e simples para que, tanto o advogado quanto seus secretários e funcionários encontrem-os sem nenhum problema.
Organize o arquivo do seu escritório de advocacia
Sabemos que existem muitos documentos envolvendo um único cliente, por isso, separe o documento do cliente, seu tipo de processo, data do inicio do processo, marque quais são as partes contrárias, certidões e tudo o que envolva ele.
Em seguida, organize os documentos em pastas com divisórias mensais junto com tudo o que diz respeito aquele cliente.
Se preferir, também vale organizar o arquivo por tipo de processo, desde que essa organização seja feita por ordem alfabética dos nomes dos clientes. Assim será muito mais fácil ter acesso às informações.
Organize seus prazos e metas
Organizar os seus prazos e suas próprias metas também é muito importante. Assim que fizer essa organização com os seus afazeres, faça com os funcionários.
Quando se tem uma noção dos prazos e das metas que precisam ser cumpridas, automaticamente o próprio arquivo fica organizado. Pois não será necessário ter aquele monte de papéis e processos jogados em cima da mesa.
Com essa organização, os prazos serão cumpridos e o arquivo será organizado e prático para que o trabalho fique mais simples.
Tenha armários ou prateleiras
Ter armários ou prateleiras é essencial para um escritório de advocacia, pois são muitas pastas de processos, documentos e papéis importantes que precisam ser utilizados no dia a dia, então não tem como deixá-los em lugares de difícil acesso.
Mas, é importante frisar que os armários e prateleiras devem ser utilizados apenas para colocar os documentos que são importantes e que precisam estar fáceis. Assim que resolver aquele caso, arquive o processo e todos os documentos referentes a ele em lugares mais reservados.
Não deixe que um caso que esteja resolvido ocupe espaço de um caso novo e que precisa estar em mãos com mais frequência. Também é importante manter a ordem extrema em relação a organização desses armários e prateleiras.
Não deixe documentos e processos antigos ocupando espaço
Quando o processo já foi finalizado, é importante que o advogado ainda guarde todos os documentos do seu cliente e o espaço do escritório nem sempre é suficiente para todo o arquivo do escritório.
Uma opção interessante para esses casos é guardar documentos em um self storage. Dessa forma, mesmo não ocupando o espaço físico do escritório, os documentos podem ser acessados facilmente, já que os horários de acesso são bastante flexíveis. Aqui na Storage Guarda-Tudo o acesso aos boxes é permitido diariamente, inclusive domingos e feriados!
