Escritório de contabilidade geralmente conta com muitos documentos e papéis. Saber como organizá-lo de uma forma que fique prático no dia a dia e fácil de encontrar o que precisa é muito importante.
São muitos documentos que não podem ser perdidos de forma alguma. Por isso, é essencial ver algumas dicas que separamos para que você organize o seu escritório de uma forma simples e muito prática.
5 dicas para organizar seu escritório contábil
1 – Não guarde documentos desnecessários
Em escritório de contabilidade tem muitos documentos e papéis, isso é um fato. E é exatamente por esse motivo que não se deve guardar documentos e papéis que não são necessários ou importantes.
Alguns gestores e funcionários não conseguem identificar o que realmente é necessário para que seja guardado e acabam guardando tudo. Isso ocupa muito espaço e ainda fica confuso no momento de encontrar outros documentos que são realmente importantes.
Então, sempre que for arquivar os documentos dos clientes ou qualquer outro, dê uma olhada com mais calma para saber o que é realmente necessário guardar.
2 – Separe tudo por nomes e cores
Quando falamos em separar por nomes e cores, queremos dizer para deixar uma pasta apenas para os funcionários da empresa, aquelas que contam com uma quantidade grande de funcionários, separe gavetas apenas para eles e nomeie cada pasta suspensa com o nome de cada um.
Separe documentos do financeiro com os do departamento pessoal e fiscal. Quando esses documentos são separados em pastas de cores diferentes, por exemplo, as pastas verdes são para documentos do financeiro e as vermelhas para documentos do departamento pessoal, fica mais fácil de identificá-las.
3 – Não acumule documentos nas mesas
É comum em escritórios contábeis as mesas ficarem cheias de pastas e documentos, já que as pessoas precisam deles para fazer algumas tarefas.
É importante que assim que acabar de trabalhar com determinada pasta de documentos do cliente, guardá-la no lugar correto. Assim a mesa ficará livre e até o trabalho irá render mais.
4 – Digitalize os documentos
Alguns documentos podem ser digitalizados, assim não há necessidade de guardar em espécie. Claro que isso vale apenas para documentos que não têm assinaturas e que não sejam contratos.
Hoje em dia nessa era digital, é ideal se adequar a esse tipo de arquivo de documentos.
5 – Coloque os documentos em um self storage
Você precisa arquivar documentos de clientes que não sejam mais clientes do escritório ou de clientes que estejam há tanto tempo que você não tem mais espaço para os documentos muito antigos?
O self storage é uma excelente solução para liberar espaço no escritório e, consequentemente, fique organizado e espaçoso. Self storage é um lugar onde as pessoas podem alugar um box para guardar móveis, pertences pessoais e até guarda documentos.
Para você que não abre mão de segurança, confiabilidade e também organização, o melhor a se fazer é colocar todo documento do seu escritório de contabilidade em um dos boxes da Storage Guarda-Tudo é uma empresa com mais de 25 anos de tradição e é pioneira em self storage no Brasil.
Guarda documentos, guarda estoque e também móveis. É possível encontrar boxes do tamanho ideal para cada necessidade, sem ter que pagar por um espaço que não está sendo utilizado.
