Devido ao seu grande volume de papeis e documentos, muitas empresas acabam criando métodos de organização, para que nenhum papel importante se perca.
Se não for bem gerenciado, o excesso de papel pode contribuir para a desorganização do ambiente de trabalho e ocasionar extravio e perda de documentos importantes.
O fator humano também é uma variável nesta equação, que pode tornar ainda mais desastrosa o problema da gestão de documentos, pois a medida em que várias pessoas manipulam estes papeis, a desordem pode ficar ainda maior, caso os devidos cuidados não sejam tomados.
Existem algumas formas de cuidar desses documentos e mantê-los sempre em ordem para que fiquem seguro, deixando a rotina de trabalho mais prática.
Não acumule papeis desnecessários
Sabemos que transações importantes, vendas, compras, aceites de clientes, envolvem uma grande quantidade de documentos. O ideal é criar critérios para a arquivação de documentos, para que eles sejam guardados conforme não sejam necessários no dia a dia da empresa.
Para isso, é fundamental criar um processo de arquivamento de documentos e comunicá-lo a todos da empresa. Além do arquivamento, também é necessário entender quais papeis podem ser descartados.
Ao jogar os que não são úteis fora, os funcionários irão ter mais praticidade no dia a dia para encontrar aqueles documentos que realmente são importantes e, também, poderão usufruir de um espaço mais amplo, tornando o ambiente mais agradável.
A tecnologia pode te ajudar!
A tecnologia chegou para ajudar e facilitar a vida de muitas empresas, então não hesite em usá-la a seu favor, pois, com certeza, ela irá deixar tudo mais prático.
Hoje em dia, é possível manter documentos guardados na nuvem ou até mesmo em algum arquivo no computador. Mas, para que não corra o risco de perdê-los, colocar um sistema ou mantê-los na própria nuvem é o mais indicado.
Você poderá organizar uma força tarefa com os funcionários para digitalizar os documentos e, então, sempre que for necessário verificar algum, com apenas um clique, será possível.
Além de manter o documento digitalizado, é preciso guardar o original em um local seguro e organizado, pois ele continua sendo importante e único.
Tenha produtos organizadores
Empresas que lidam com muitos papeis precisam de produtos organizadores, como pastas, caixas de arquivos, etiquetas, gaveteiros, estantes, entre outros.
Mas deixe sempre claro para todos que trabalham no local que é importante manter esses documentos no lugar correto e na ordem correta.
Guarde documentos que não são utilizados com frequência
Já falamos sobre a importância de guardar o arquivo original e impresso de documentações importantes, como contratos com clientes.
Caso você não tenha espaço físico para isso em sua empresa, o self storage é uma excelente opção para guardar esses papeis de forma prática e organizada.
Além da organização, a solução de guarda documentos em self storages tem diversos benefícios, como excelente custo benefício, segurança e fácil acesso. Quer conhecer outras vantagens? Baixe gratuitamente nosso infográfico!
