Tempo de Guarda de Documentos
Prazo legal para guarda de documentos, segundo o IOB.
| Período | Documentos |
| 2 anos | Aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão de contrato. |
| 3 anos | CAGED – Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem. |
| 5 anos | Imposto de renda; Guia de recolhimento sindical e assistencial, Recibos de pagamentos, fichas ou livro de ponto, recibos de adiantamentos, atestados médicos vale transporte, relações de contribuição sindical e assistencial. |
| 6 anos | Guias de recolhimento de impostos municipais, federais e estaduais (ISS, IPI e ICMS). |
| 10 anos | Documentação sujeita à fiscalização do INSS: guias de recolhimento, de pagamento, atestados médicos de afastamento por incapacidade ou salário maternidade, recibos e fichas de salário família, PIS (a contar da data prevista pra seu recolhimento, salário educação, documentos que envolvam propriedade/imóveis (Ex: contrato de compra e venda) de pessoas vivas. |
| 15 anos | Documentos de importação (guias) e processos alfandegários; |
| 20 anos | Dados obtidos nos exames médicos incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas que deverão ser registradas no prontuário clínico, o qual ficará sob a responsabilidade do médico coordenador do PCMSO até 20 anos após o desligamento do empregado, contrato firmado entre duas pessoas físicas, desde que seja regulamentado pelo Código Civil. |
| 30 anos | Os documentos relativos ao FGTS e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados e ex-empregados, tais como a RAIS, ficha ou livro de registro de empregados: |
| Prazo Indeterminado | Livro diário, Ficha Patrimonial de Bens, Livro Razão, Contrato de Trabalho, RAIS, Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados até a decisão da justiça, Livro de Inspeção do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados, ex-empregados, tais como a RAIS, ficha ou livro de registro de empregados devem ser arquivados por prazo indeterminado. |
- Documentos que não tem valor legal: Fax, Pastas Multiuso e Memorandos.
- No caso de extravio de um documento a melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Delegacia Regional do Trabalho, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelos documentos perdidos.
