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Guarda de Documentos – Tabela Prática

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOSPRAZO MÍNIMO DE GUARDA
Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe06 anos (ver nota 2)
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL)05 anos (ver nota 3)
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP06 anos
DIRF05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico)20 anos
Extratos Bancários06 anos
Folha de Pagamento35 anos
Folha de Ponto05 anos
Formulário CAGED10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR)35 anos
GPS05 anos (ver nota 3)
GR Contribuição Sindical / Assistencial05 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos05 anos
Laudo PPRA20 anos
Livro de Inspeção do TrabalhoPermanente
Livro Diário06 anos (ver nota 2)
Livro Razão06 anos (ver nota 2)
Livros de Entradas e Saídas05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livro Registro de Inventário06 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livros: Apuração do ISS e ICMS05 anos após o último lançamento
Livros de Atas de AssembleiaPermanente
Notas Fiscais e Cupons Fiscais05 anos (veja nota 1)
Orçamentos / Contratos de ObrasAté o final da garantia
Processos TrabalhistasPermanente
Prontuários de FuncionáriosPermanente
RAISIndeterminado
Recibo de Vale Refeição06 anos
Recibo de Vale Transporte06 anos

Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.

Fonte: Brasil Informática 2012

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