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Prazo para guarda de documentos

Tempo de Guarda de Documentos

Prazo legal para guarda de documentos, segundo o IOB.

PeríodoDocumentos
2 anos Aviso prévio, pedido de demissão, termo de rescisão de contrato.
3 anosCAGED – Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem.
5 anosImposto de renda; Guia de recolhimento sindical e assistencial, Recibos de pagamentos, fichas ou livro de ponto, recibos de adiantamentos, atestados médicos vale transporte, relações de contribuição sindical e assistencial.
6 anosGuias de recolhimento de impostos municipais, federais e estaduais (ISS, IPI e ICMS).
10 anosDocumentação sujeita à fiscalização do INSS: guias de recolhimento, de pagamento, atestados médicos de afastamento por incapacidade ou salário maternidade, recibos e fichas de salário família, PIS (a contar da data prevista pra seu recolhimento, salário educação, documentos que envolvam propriedade/imóveis (Ex: contrato de compra e venda) de pessoas vivas.
15 anosDocumentos de importação (guias) e processos alfandegários;
20 anosDados obtidos nos exames médicos incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas  que deverão ser registradas no prontuário clínico, o qual ficará sob a responsabilidade do médico coordenador do PCMSO até 20 anos após o desligamento do empregado, contrato firmado entre duas pessoas físicas, desde que seja regulamentado pelo Código Civil.
30 anosOs documentos relativos ao FGTS e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados e ex-empregados, tais como a RAIS, ficha ou livro de registro de empregados:
Prazo IndeterminadoLivro diário, Ficha Patrimonial de Bens, Livro Razão, Contrato de Trabalho, RAIS, Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados até a decisão da justiça, Livro de Inspeção do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados, ex-empregados, tais como a RAIS, ficha ou livro de registro de empregados devem ser arquivados por prazo indeterminado.
  • Documentos que não tem valor legal: Fax, Pastas Multiuso e Memorandos.
  • No caso de extravio de um documento a melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Delegacia Regional do Trabalho, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelos documentos perdidos.
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