Ao longo da vida de uma empresa, toneladas de papéis são armazenadas por exigência de legislação específica. Não se pode simplesmente descartar documentos de funcionários, clientes e fornecedores assim que eles desfazem os laços com a empresa. Cada tipo de documento requer uma armazenagem que pode variar de 5, 20 ou até 35 anos.
Por isso, muitas instituições estão optando por contratar empresas que guardem documentos. Além de papéis, elas podem guardar objetos, móveis, estoques, e podem ser contratadas por pessoa física ou jurídica.
Conheça 6 vantagens de usar uma empresa que guarda documentos:
1. Ganhe mais espaço
Essa é, sem dúvida, a 1ª vantagem: liberar espaço útil na sua empresa para as coisas que são realmente importantes. Tem uma hora que os papéis ocupam os lugares dos próprios colaboradores e deixa-se de contratar pessoas porque não existe espaço para alocá-los.
Se você contrata uma empresa que guarda documentos, sobra espaço para aquilo que é realmente valoroso.
2. Garanta a segurança das informações
Se você não tem um espaço adequado para guardar documentos na sua empresa, acaba improvisando e armazenando os papéis em lugares vulneráveis como garagens, sótãos, porões ou em arquivos velhos. Como não há um preparo adequado para guardá-los, os documentos acabam ficando expostos a riscos, como vetores e umidade.
Em uma empresa especializada isso não acontece. Tudo é organizado, limpo, dedetizado e assegurado contra incêndio, roubo ou inundação.
3. Acesso fácil e prático
Se você contrata uma empresa que guarda documentos, vai escolher quem deverá ter acesso ao box onde seus documentos ficarão guardados e somente as pessoas autorizadas poderão ter acesso, mediante o uso de uma senha com acesso informatizado. Além disso, você também pode recorrer à documentação quando precisar.
4. Contratação sem burocracia
Se você pensa que o acesso a empresas que guardam documentos é difícil, se engana. Você pode contratar uma empresa desse tipo sem burocracia e de forma muito ágil. Após a apresentação da documentação necessária, o processo corre rapidamente e não requer fiador. O pagamento pode ser feito via boleto bancário e o contrato é renovado mensalmente, mas pode ser suspenso a qualquer instante.
5. Assegura o cumprimento da lei
As empresas trabalham para atingir seus objetivos fim e, muitas vezes, não conseguem se organizar para atender a práticas burocráticas, como o correto armazenamento de documentos na própria empresa. Contratando uma empresa que guarda documentos é possível ficar tranquilo e cumprir a legislação vigente, sem medo de ter que pagar multas ou perder documentos e pertences importantes.
6. Flexibilidade para armazenar
Se você optou por usar uma empresa que guarda documentos, deverá informar exatamente aquilo que precisa guardar. Geralmente, qualquer material que não seja inflamável, bélico ou adquirido de forma ilícita pode ser armazenado – mas você vai precisar informar o espaço que precisa.
Se você optou por um espaço, mas viu que vai precisar de um muito maior, poderá alterar o tamanho do box escolhido por meio de um aditamento em seu contrato. A empresa vai se adequar de acordo com a sua necessidade.
Ao contratar uma empresa, você estará muito mais seguro e com seus documentos protegidos. O processo é simples e são muitas as vantagens. Sem contar que, a cada dia, o volume de documentos cresce consideravelmente e o espaço em sua empresa se torna cada vez menor.
Ao retirar os documentos de lá, você não só libera espaço, mas também oferece mais conforto e um ambiente mais clean para todos, o que influencia diretamente no dia a dia do trabalhador. Gostou das nossas dicas? Continue acompanhando nosso blog com outros artigos de organização e armazenagem, e aproveite para baixar nosso infográfico com mais informações.
