A segurança de documentos confidenciais é algo muito essencial, afinal, você precisa proteger seus dados pessoais, assim como os dados da sua empresa. Mas quando o espaço de arquivo fica pequeno em casa ou no escritório, a solução mais inteligente e efetiva é alugar box self storage.
Além do espaço extra, da segurança e da acessibilidade, o preço do self storage é mais atrativo do que o aluguel de outra sala comercial. Ao alugar box, você garante que todos os documentos confidenciais fiquem agrupados e organizados, tendo acesso a eles quando precisar.
Além disso, você pode aumentar a segurança dos seus documentos pessoais e empresariais com as dicas da Storage Guarda-Tudo!
Arquivos de documentos físicos mais seguros ao alugar box: como fazer?
A segurança de documentos físicos é fundamental para qualquer indivíduo ou organização, seja para proteger informações pessoais, dados empresariais ou documentos históricos. Então, no intuito de aumentar a proteção desses arquivos, é preciso adotar algumas medidas preventivas, por exemplo:
1. Armazenamento adequado
Escolha um local fechado e seco, evitando as áreas úmidas, pois podem causar mofo e deterioração nos papéis. Ademais, verifique se o guarda-documentos escolhido possui espaço suficiente para instalar prateleiras e armários, que ajudam na organização dos arquivos.
2. Embalagem dos documentos
Utilize pastas, caixas de arquivo ou envelopes de papel de alta qualidade para proteger os documentos do desgaste e de possíveis danos.
3. Organização
Mantenha seus documentos organizados e etiquetados para facilitar a localização e evitar perdas. Para facilitar o processo de organização, utilize estantes, prateleiras e até paletes.
4. Limpeza sempre que necessário
Promova a limpeza do seu box de self storage sempre que sentir a necessidade, evitando o acúmulo de poeira nos seus arquivos. Com a utilização da embalagem adequada, a demanda por limpeza pode se tornar bem reduzida.
5. Proteção contra vetores
Caso avalie a necessidade de aplicação de inseticidas, converse com a Storage Guarda Tudo sobre o agendamento da dedetização para a proteção do seu box guarda volumes.
6. Uso de Luvas e Máscara
Prefira o uso de luvas de algodão ao manusear seus documentos arquivados, principalmente, os mais antigos ou frágeis. Tal cuidado impede a transferência de suor e oleosidade das mãos, fatores que podem comprometer os documentos. Além disso, recomendamos a utilização de máscaras para fins de proteção contra a inalação de fungos ou vírus presentes no ar enquanto manuseio dos arquivos.
Mais dicas de proteção dos documentos em um guarda-volumes
Para garantir a segurança de documentos confidenciais em uma unidade de autoarmazenamento, você pode:
- Trancar os documentos em armários ou cofres instalados dentro do box guarda-tudo alugado;
- Restringir o acesso, fornecendo a chave de acesso do guarda-móveis somente ao pessoal autorizado;
- Treinar seus funcionários sobre como manusear documentos confidenciais e como protegê-los.
Qual o preço do self storage?
Você já sabe como o self storage pode ajudar no armazenamento dos seus documentos. Mas, talvez, você esteja se perguntando quanto custa o aluguel de um box guarda-móveis. Primeiramente, saiba que o custo é bem vantajoso em comparação com a locação de um escritório ou de um depósito de armazenamento comum.
No caso dos depósitos de armazenamento comuns, seus documentos ficam em caixas junto com objetos de outras pessoas ou empresas, sem a exclusividade de um espaço somente para você. Além disso, ao contratar a solução de self storage, você conta com a flexibilidade ideal para negociar o tempo do contrato: pode ser dias, semanas, meses ou anos. E paga apenas pelo espaço que utilizar.
Em resumo, o valor do box guarda-tudo depende do tamanho do box, do tempo de contratação e da localização do centro de armazenagem. Por isso, vale a pena entrar em contato com algumas unidades, pois cada empresa possui sua própria política de preços.
Contrate o self storage da Storage Guarda-Tudo!
Se você possui um grande volume de documentos ou precisa de um nível de segurança ainda maior, fale com a Storage Guarda-Tudo! Fazemos o armazenamento dos seus documentos em unidades projetadas com toda a segurança. Oferecemos soluções personalizadas para a preservação de seus arquivos e não solicitamos caução ou fiador para a locação de um box. Fale com nossos especialistas hoje mesmo!
