É comum encontrar empresas e pessoas que digam que o controle de estoque é uma tarefa demasiadamente complicada. Essa é uma afirmação verdadeira, já que o trabalho é realmente minucioso.
Porém, essa dificuldade não é tão grande ao ponto de tornar-se a realização das atividades impossível. Desde que seja feito um planejamento adequado da situação, o estoque pode se manter em perfeito controle.
Para entender melhor sobre como isso pode ser feito, é fundamental compreender quais são as etapas que envolvem o estoque, de modo a poder planejar as melhores estratégias possíveis para cada uma delas.
Etapas da organização de um estoque
Essas etapas devem acontecer em todo estoque, não importa qual seja o porte ou o segmento da empresa, já que todas precisam de um planejamento bastante rigoroso.
Recebimento de produtos
A primeira etapa trata do recebimento dos itens do estoque, que podem ser peças, equipamentos, acessórios, matérias-primas e tudo mais que fica armazenado na empresa.
No momento em que esses itens chegam na empresa, é importante registrá-los adequadamente em um software de controle de estoque, que já deixou de ser opcional e, hoje em dia, é praticamente obrigatório.
Ao fazer esse cadastro e seguir o padrão que já é adotado pela empresa, será muito mais fácil gerenciar tudo o que está ali, além de ser possível ter um controle de cada item do estoque sem ter que contar manualmente.
Uma das dicas mais importantes é recorrer ao auxílio da tecnologia para isso. Gerenciar um estoque manualmente, seja qual for o seu tamanho, é uma tarefa passível de muitas falhas, que podem resultar em prejuízos de tempo e dinheiro para a empresa.
Realização do inventário
De tempos em tempos, é fundamental realizar um inventário no estoque, de modo a conferir se as quantidades constantes no software realmente dizem respeito ao que existe ali.
Essa é uma das mais importantes dicas para um estoque inteligente, mas que infelizmente é renegada por uma série de empresas por ser um procedimento que pode dar trabalho.
A importância do inventário é muito grande, já que isso evita que ocorram erros de cálculo na hora de saber se a quantidade de itens do estoque realmente é igual à quantidade marcada pelo software.
Além disso, sempre existem perdas no estoque que podem ser causadas tanto por atividades ilegais, como desvios de mercadoria, situação que, infelizmente, pode existir, quanto por danos causados naturalmente aos itens, que impossibilita a utilização ou comercialização deles.
A frequência da realização do inventário pode ser definida de acordo com as necessidades da empresa, mas quanto mais próximo for esse período de tempo, mais rápido a atividade poderá ser realizada, já que as mudanças no estoque terão sido mínimas.
Saída de produtos
O que conclui o ciclo do estoque em uma empresa é a saída dos produtos, seja para a realização de alguma obra ou para a comercialização ao cliente.
Essa saída também deve ser devidamente registrada no software, de modo a evitar divergências que teriam que ser corrigidas no momento do inventário. O registro não demora muito, mas a falta dele pode acarretar sérios problemas para a empresa.
O ideal a se fazer é marcar a saída dos itens logo no momento em que isso acontece, mas se esse imediatismo for impossível, ainda é recomendável realizar a atividade no mesmo dia ou, no máximo, no dia seguinte, para que as quantidades e especificações dos itens não sejam esquecidas.
Para evitar problemas, mesmo que não seja possível registrar a saída dos itens na hora, anote em um papel ou mesmo no celular. Assim, será bem mais fácil concluir o registro e, principalmente, evitar erros.
Controle o estoque da sua empresa com excelência!
Essas dicas tornam a gestão de um estoque muito mais simples e prática, de modo que você não tenha problemas com ela e possa ter uma empresa muito mais controlada e bem-sucedida.
Para otimizar a realização dessas tarefas, pode ser necessário contar com um espaço maior para o armazenamento dos itens, e a solução de self storage é ideal para quem guarda estoques e precisa desse espaço adicional.
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