Conhecer a pasta para guardar documentos é crucial para o cotidiano de uma empresa. Afinal, o armazenamento de dados importantes deve ser a prioridade de qualquer organização. Por isso, é muito importante contar com soluções como o Guarda Documentos, que mantém ficheiros e arquivos com toda a segurança necessária.
Apesar disso, muitas companhias falham na hora de gerenciar essas informações, tendo problemas como retrabalho, duplicação e extravio desses papéis.
Diante disso, a Storage Guarda-Tudo preparou este artigo que vai explicar tudo sobre a pasta para guardar documentos e vai te dar dicas sobre o armazenamento desses arquivos.
Boa leitura!
A importância do armazenamento de documentos para a empresa
Em primeiro lugar, toda empresa que deseja padronizar e melhorar os processos de trabalho deve compreender a importância do armazenamento de documentos.
Obviamente, isso vai além da relevância de uma simples pasta para guardar documentos. Afinal, essa organização engloba diferentes etapas e cuidados.
Portanto, a companhia precisa ter um sistema de recebimento e classificação dos arquivos, de modo a encontrá-los de maneira rápida, além de garantir a sua proteção.
Inclusive, esse aspecto ganhou novos contornos com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabeleceu regras rígidas para o tratamento de dados sensíveis das pessoas por parte das empresas.
Outro aspecto relevante diz respeito à produtividade da empresa, pois o gerenciamento adequado dos arquivos faz com que os funcionários não percam tempo procurando certos dados.
Cuidados no armazenamento de documentos
Um armazenamento de documentos eficiente passa por certas etapas específicas. Portanto, se faz necessário manter um sistema que considera a forma, o local e o acesso aos documentos.
Ignorar isso pode trazer muitos problemas para a organização, inclusive financeiros. Então, organizar os documentos de uma empresa significa também poupar dinheiro e evitar complicações com órgãos fiscalizadores.
A seguir, vamos explicar algumas etapas fundamentais para o armazenamento de documentos que você pode implementar na sua companhia.
Separe documentos por tipo e data
Antes de escolher a pasta para guardar os documentos, é importante determinar critérios para diferenciá-los. Desse modo, será mais fácil encontrá-los futuramente.
Por isso, separe os documentos conforme o tipo e registre as datas, estabelecendo assim um sistema de classificação padronizado para a sua organização.
Inclusive, você pode colocar arquivos mais antigos e que não são mais acessados em um local isolado, enquanto mantém os novos registros na sala de trabalho atual.
O armazenamento deve ser físico e digital
Falando especificamente do espaço, é muito importante que você compreenda a importância de manter arquivos físicos e digitais da sua empresa.
Muitos órgãos de fiscalização exigem a documentação física, especialmente no que diz respeito aos arquivos fiscais. Ou seja, mesmo com o avanço digital e tecnológico, essa parte dos arquivos físicos ainda tem bastante relevância.
Então, separe um espaço físico onde você irá guardar a pasta de documentos. Certamente, isso requer uma logística da companhia que deve providenciar esse local.
Faça a digitalização dos documentos
A digitalização dos documentos é uma etapa importante para que a empresa não caia na comodidade de ter apenas os arquivos físicos e não adentre no ambiente digital.
Além de ser simples, a digitalização contribui para a economia ao reduzir o gasto de papel e de tinta das impressoras. Outro aspecto positivo se relaciona com a facilidade de acesso.
Dessa maneira, utilize a nuvem para colocar os documentos digitalizados de sua empresa, seguindo a orientação de dividi-los por categorias predefinidas.
Facilite o acesso aos documentos
Por fim, os seus funcionários precisam ter acesso eficiente aos seus arquivos. Caso isso não aconteça, você está implementando um sistema que impede uma maior fluidez dos processos de trabalho.
Processos modernos, como softwares de gerenciamento de documentos, tornam esse acesso mais simples e rápido.
Além disso, na hora de manipular a pasta física para guardar os documentos, tenha o cuidado de criar uma estrutura de acesso que englobe os funcionários da organização.
Modelos de pasta para guardar documentos
Talvez você se pergunte qual é a melhor forma de arquivar documentos de escritório.
Apesar do avanço digital, a pasta para guardar documentos ainda se apresenta como uma importante ferramenta de arquivamento.
Inclusive, o arquivo físico é uma realidade para muitos gestores e CEOs, que necessitam manter um espaço para os ficheiros em suas companhias.
Nesse sentido, conhecer os diversos modelos de pasta pode solucionar a sua dúvida sobre qual a melhor forma de guardar documentos de escritório. A seguir, apresentamos algumas. Confira!
Pasta Aba Elástico
Em primeiro lugar, temos a pasta aba elástico, um dos modelos mais simples e conhecidos pela sua praticidade.
Ela é ideal para armazenar arquivos de tamanho A4 e ofício, e facilitam o seu transporte de um lugar para o outro, tendo em vista que cabe em mochilas e bolsas.
Como pode ver, não se utiliza a pasta aba elástico para guardar uma grande quantidade de documentos de uma vez, sendo melhor para o uso individual ou ficheiros de menor volume.
Pasta com Botão e Zíper
A pasta com botão e zíper é o modelo que serve para garantir uma maior proteção ao conteúdo, sendo ideal para documentos menores e de uso individual.
Então, muitas pessoas utilizam esse tipo de pasta para guardar documentos em reuniões e viagens, pois ela oferece mais praticidade no deslocamento físico.
Pasta Catálogo
A pasta catálogo se refere àquela que possui diversas folhas de plástico individuais em seu interior, servindo para armazenar diversos arquivos com frente e verso de forma simples.
Portanto, muitas fornecedoras e empresas que trabalham com catálogos de imagens de produtos utilizam esse modelo de pasta para guardar documentos, devido à sua simplicidade e durabilidade do conteúdo.
Pasta em L
Um dos modelos mais simples, consiste em uma pasta com abertura que tem uma pequena parte inferior para segurar os documentos em seu interior.
Assim, esse tipo de pasta guarda poucas folhas e tem como objetivo o uso cotidiano. Logo, não se aplica às empresas com grande volume de documentos.
Pasta com Canaleta
Ela segue o mesmo padrão da pasta em L, mas possui uma canaleta lateral que prende o documento em seu interior, assegurando que ele não irá cair e facilitando o seu transporte.
Pasta com Grampo
Similar ao modelo em L ou com canaleta, a diferença deste consiste em um grampo que fixa os documentos em seu interior.
Além disso, essa pasta apresenta uma espécie de capa e sobrecapa para um certo conjunto de folhas, sendo adequada para guardar arquivos do mesmo tipo, como documentos escolares, contratos, faturas, e assim por diante.
Pasta Congresso
Como o próprio nome indica, essa pasta ficou bastante popular pelo seu uso em congressos, workshops e feiras.
Então, muitas empresas utilizam esse tipo de pasta para imprimir sua marca, com folhetos e arquivos informativos em seu conteúdo.
Pasta Polionda
Trata-se de uma versão maior da pasta aba elástica e que apresenta grande utilidade para guardar um maior volume de documentos, sendo ideal para uso em escritórios e empresas.
De modo geral, se utiliza a pasta polionda para estocar um grande número de arquivos que não precisam ser acessados com frequência, mas que também não podem ser jogados fora.
Pasta Suspensa
Um dos modelos mais antigos e utilizados em arquivos físicos, a pasta suspensa serve para guardar documentos que precisam ser acessados com maior rapidez.
Geralmente, os departamentos de recursos humanos utilizam esse tipo de pasta para armazenar documentos de funcionários, colocando-a suspensa nas mesas de escritórios ou no arquivo morto da empresa.
Pasta Sanfonada
Um modelo que suporta um grande volume de itens, a pasta sanfonada consiste em várias divisórias que se desdobram, garantindo que arquivos similares fiquem juntos.
Desse modo, muitas empresas e escritórios utilizam a pasta sanfonada para arquivar documentos fiscais, faturas, notas promissórias, e assim por diante.
Pasta Registradora AZ
Por último, a pasta registradora AZ também serve para guardar grandes quantidades de documentos. No entanto, o seu diferencial se refere ao armazenamento que permite uma identificação.
Isso significa que pode-se utilizar a ordem do alfabeto para diferenciar o tipo de conteúdo, garantindo assim maior celeridade nos processos de trabalho.
Grandes empresas e escritórios de contabilidade costumam utilizar esse modelo de pasta para se organizar, colocando-as em prateleiras e estantes de fácil acesso.
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