Saber como organizar o escritório não é uma tarefa fácil, principalmente em tempos de home office, onde o ambiente se torna uma extensão da casa.
Além disso, é comum que nele exista muitos documentos importantes, pastas, planilhas, desenhos de projetos, formulários de clientes, requisições, registros contábeis, entre outros.
Dessa forma, a demanda de espaço é bem maior e ordenar tudo se torna uma tarefa bem mais complexa.
Por isso, algumas pessoas chegam a buscar soluções de guarda estoques, a fim de garantir que tudo estará em segurança e acondicionado de modo correto.
Para que você tenha um espaço otimizado, completo e totalmente organizado, a Storage Guarda-Tudo preparou este artigo exclusivo com 10 dicas de como organizar o escritório. Acompanhe conosco e boa leitura!
Afinal, por que é importante um escritório organizado?
Antes de aprender como organizar o escritório, que tal entender a importância por trás deste ato? Pois saiba que um escritório organizado é fator indispensável no aumento da produtividade.
Isso porque ele permite que você encontre o que precisa de modo mais fácil e não tenha distrações enquanto trabalha. Além disso, seja em um espaço dentro da empresa ou em sua própria casa, a organização transmite maior credibilidade a quem adentra seu espaço.
Logo, considere sempre que manter seu espaço com um mínimo de organização irá refletir em pontos essenciais dentro de qualquer ambiente corporativo. Dito isto, vamos às dicas para permitir que você chegue ao espaço ideal de trabalho!
Dica 1: Organize primeiros os dispositivos de trabalho
A tecnologia trouxe maiores facilidades, o que se tornou ainda mais potencializado após a pandemia, que acelerou o trabalho remoto. Contudo, em qualquer ambiente corporativo, as máquinas e dispositivos se tornaram itens obrigatórios para a execução de tarefas.
Por exemplo, notebooks, celulares, tablets, impressoras, assistentes inteligentes como a Alexa, roteadores wi-fi e outros periféricos são itens presentes em quase todo escritório. E o problema aqui diz respeito ao espaço, fios e outros tipos de conexões necessárias.
Então, se você quer saber como organizar um pequeno escritório ou um espaço amplo de trabalho, a dica é uma só: comece pelos dispositivos tecnológicos. E aqui você tem duas tarefas. A primeira é virtual e a segunda física.
No ambiente online, você deve ter seus arquivos, pastas e acessos de modo amigável e organizado. Para isso, evite uma área de trabalho cheia de ícones ou ocupar memória do dispositivo quando é possível usar os serviços de armazenamento em nuvens.
Já no espaço físico, opte por deixar os cabeamentos fixos às mesas e, quando possível, troque-os por outros que dispensem conexões via cabo.
Uma ótima opção é manter suspensos ou fixos no alto da parede aqueles que não precisam de acesso frequente. Por exemplo, o roteador ou até mesmo TV’s e monitores maiores.
Dica 2: Estabeleça os limites de trabalho
Você deve escolher qual tipo de atividade acontece em cada parte do seu escritório. Em resumo, é importante que ele tenha um espaço de trabalho principal onde, provavelmente, estará a mesa com o computador.
Já em uma área secundária, coloque itens como um gabinete de arquivo, prateleiras, pastas e, por último, uma parte com móveis, armários, prateleiras ou gaveteiros.
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O primeiro passo é colocar cada equipamento em seu lugar apropriado e os suprimentos devem ficar localizados nos armários. Ao fazer isso, você ganhará espaços importantes para transitar e conseguirá, inclusive, ter maior facilidade para limpeza do local.
Dica 3: Como organizar o escritório a partir da mesa de trabalho
Foi-se o tempo em que para explicar como organizar o escritório seria necessário abordar uma pilha gigante de papéis. Sim, nós sabemos que em alguns casos elas estão por lá, mas o uso do computador faz com que não seja necessário mantê-las por perto.
Por isso, a dica aqui é criar um planejamento que permita a digitalização de tudo que se pode eliminar de material físico. Ou seja, coloque em um arquivo digital.
Por sua vez, se houver documentos importantes para acesso frequente, mantenha-os em armários ou gavetas de maior proximidade e fácil acesso.
De modo geral, quanto mais minimalista você conseguir ser ao organizar sua mesa, melhor será. Então nada de itens supérfluos, papéis jogados ou canetas e lápis apenas decorativos. Entenda todos os itens a partir da frequência de uso.
Em resumo, se você precisa deles o tempo todo, tenha-os por perto. Se usa de vez em quando, tenha-os guardado no escritório. Nunca irá acessar novamente ou com uma frequência muito pequena? Mande-os para um guarda-tudo.
Dica 4: Elimine as pilhas de papel
Se anteriormente abordamos a importância de um guarda-tudo, aqui iremos reforçar o negócio como a melhor alternativa quando o assunto é guardar com segurança seus documentos e papéis da empresa.
Se por um lado ele responde à pergunta sobre como organizar o escritório, por outro, ele garante que seu arquivo ou demais documentos estarão longe de qualquer situação que possa destruí-los.
Além disso, nos dias de hoje, uma pilha de papéis em um escritório soa como se o profissional não fosse adepto de práticas sustentáveis ou tecnológicas. Mais uma vez, a dica é: elimine tudo que não for necessário em seu ambiente de trabalho.
Aprenda aqui como organizar os documentos da sua empresa
Dica 5: Organize suas gavetas
Se falamos em organizar o espaço de trabalho, temos de lembrar que não adianta tirar a bagunça da vista de todos e acumulá-la em gavetas ou armários. Isso porque a medida irá garantir apenas uma falsa sensação de organização, mas certamente vai dificultar o acesso.
Então, a dica aqui é no sentido de fazer também uma espécie de faxina interna nas gavetas ou armários. Você pode etiquetar ambos, de acordo com o tipo de material que ele comporta.
Neste momento, é possível compreender quais itens também podem ser arquivados ou armazenados em outros espaços e quais podem ser inutilizados, vendidos ou descartados. Para os mais detalhistas, existem organizadores de gavetas para itens pequenos como clipes de papel, canetas coloridas, post its, etc.
Dica 6: Separe completamente seus itens pessoais dos profissionais
Este é um caso que costuma acontecer com maior frequência no home office, mas também pode ocorrer em um ambiente empresarial. Em resumo, é quando há coisas pessoais que se misturam nos materiais e acessórios de trabalho.
Por exemplo, livros pessoais, revistas de assinatura, discos ou cd’s ou até mesmo jogos. É bastante comum que, na correria do dia a dia, se esqueça coisas da vida pessoal entre os itens do trabalho. E claro, eles irão ocupar espaço e dificultar a organização.
Então, o ideal aqui é, semanalmente, fazer uma pequena varredura em tudo que se encontra no escritório e recolhê-los até onde é o local ideal para que fiquem. Manter estes dois universos separados irá facilitar no aprendizado de como organizar o escritório.
Dica 7: Pequenas organizações diárias
Mesmo em um dia atribulado, colocar em suas tarefas diárias as pequenas organizações do seu escritório irão ajudar a mantê-lo incrivelmente adequado. Isso porque, se a organização for realizada apenas quando houver o caos, ela sempre será demorada e cansativa.
Além disso, o hábito pode criar um padrão extremamente útil e se tornar um traço de personalidade. Pense da seguinte forma: se em todo início do dia você começar a trabalhar em um espaço corretamente organizado, isso pode se refletir nas suas ações.
Não negligencie processos repetitivos que trazem maior controle de cada tarefa. Pequenas ações se tornam complexas e importantes quando fazem parte do nosso cotidiano.
No último caso, realize a organização ao final de todo dia. Dessa forma, no dia posterior, você já chega em um ambiente preparado e aconchegante para a vida profissional.
Dica 8: Como organizar um escritório pequeno com prateleiras
Essa dica é mais específica quando seu ambiente de trabalho é menor ou sua sala comporta mais coisas do que devia.
Se falamos anteriormente em fixar na parede os dispositivos que não são necessários o acesso frequente, o mesmo vale para ampliar o espaço.
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Basta pensar em prateleiras onde você poderá retirar itens e acessórios da sua mesa e mantê-los com segurança nas paredes. O ideal é que a altura seja dentro de um limite que você alcance sem precisar subir em cadeiras ou escadas.
Por último, não se esqueça de um cuidado maior com as prateleiras já que, por estarem suspensas, muitas pessoas não realizam uma limpeza regular e elas podem acumular poeira.
Dica 9: Utilize caixas para armazenamento
Existem hoje, disponíveis no mercado, caixas de diferentes tamanhos e materiais com a finalidade de organizar objetos e papéis. E aqui não falamos apenas de guardar, e sim mantê-los dentro de uma estrutura uniforme de armazenamento.
Essa alternativa é ideal para guardar documentos que possuem formatos diferentes, objetos com tamanhos que dificultam uma organização efetiva ou, como já citado, se tornaram com pouco uso ou sem a necessidade de acesso.
Ao colocá-los todos em caixas, não se esqueça de criar etiquetas para identificá-los e, se possível, ter uma planilha com a descrição do que foi incluído em cada uma delas.
Dica 10: Desapegue!
Esvazie o escritório de tudo que não precisa e tudo o que não está sendo útil no momento. Para isso, é só observar em volta o que você já não utiliza há algum tempo.
Pegue um setor por vez e vá considerando o uso de cada objeto e se ele pode, por exemplo, ficar em outro espaço senão aquele. Isso vale para móveis, arquivos mortos, equipamentos, etc.
Por último, lembre-se dos objetos de decoração e sua real necessidade e utilidade d
entro do seu escritório. Em todos os casos, caso não seja possível descartar, vender ou doar, leve-os para um local de armazenamento seguro e acessível como um box alugado.
Precisa de mais espaço para organizar os documentos do escritório? Conheça a Storage Guarda-Tudo!
Após aprender como organizar o escritório e deixar o ambiente muito mais produtivo e aconchegante, nós temos uma dica extra que irá facilitar o armazenamento seguro de tudo que você separou e não pode descartar.
Isso porque a Storage Guarda-Tudo possui uma solução exclusiva para que você guarde os documentos e objetos que não podem ser eliminados do seu escritório com a maior comodidade e confiança! Contamos com estabelecimentos de Self Storage no Rio de Janeiro, São Paulo e Campinas!
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