Como fazer a Gestão de Estoque da sua startup?

A gestão de estoque é uma área muito importante para qualquer empresa que lide com mercadorias, quer seja para venda, para consumo interno ou para a prestação de serviços. É por meio dela que se programa a compra dos itens, de forma que a quantidade disponível seja suficiente para atender a procura.

No artigo de hoje serão listados alguns pontos importantes, que devem ser considerados para se alcançar uma gestão mais eficaz. Continue acompanhando a leitura e saiba quais são!

1. Planejamento de médio e longo prazo

Apesar de ser considerada uma área operacional, que cuida do recebimento e expedição dos produtos, os resultados do setor de gestão de estoque influenciam diretamente a rotina de compras,vendas e financeiro. Quando o controle não é adequado, corre-se o risco de comprar itens inadequados, não atender as demandas dos clientes e ainda sofrer com prejuízos.

Portanto, o ideal é fazer um planejamento que contemple o médio e longo prazo. Nesse caso, o ideal é fazer previsões de demanda, controlar indicadores de desempenho, prever picos de sazonalidade, acompanhar os custos operacionais, entre outras coisas, além de comparar os resultados alcançados com os objetivos que foram traçados inicialmente.

2. Registro de todas as movimentações de produtos

Todos os produtos que dão entrada no estoque, recebimento, e todos que saem, expedição, devem ser registrados por meio de um controle. Isso ajuda a identificar, por exemplo, qual é o prazo médio que os fornecedores levam para entregar, o tempo médio que cada item fica dentro do estoque, quais produtos são comprados com maior frequência, entre outras coisas.

Além de permitir um controle mais preciso a respeito do que entra e sai do estoque, evitando falhas, diminuindo os riscos de perdas, furtos e desperdícios, por exemplo, esse tipo de análise ajuda a melhorar as decisões de compras, identificar quais itens têm maior procura e precisam ser comprados em maior quantidade e programar melhor as datas das aquisições, de forma que os itens não faltem no estoque.

Esse tipo de controle ajuda a reduzir os riscos com a perda de itens, perda de vendas por falta de produtos em estoque, aumento dos custos, prejuízos, entre outras coisas.

3. Controle dos custos

O controle dos custos é essencial para que qualquer empresa mantenha suas atividades. Quando eles estão acima do ideal, comprometem a lucratividade e aumentam os riscos de que, em longo prazo, o negócio não consiga pagar suas contas.

Além dessas questões financeiras, a identificação dos custos é necessária para uma precificação adequada, visto que não basta saber o custo de aquisição de cada item e estabelecer uma margem de lucro para chegar a um preço. Assim, o valor do faturamento passa a ser suficiente para honrar os compromissos e ainda garantir a lucratividade.

4. Análise da previsão da demanda

A previsão de demanda é uma análise feita pela gestão de estoque e o setor de vendas, que aponta qual é a estimativa de vendas para determinado período. Ela é feita considerando o histórico de vendas, o giro dos produtos, calculado com base no tempo que cada item fica no estoque, o comportamento do mercado e a sazonalidade.

O resultado disso ajuda a estimar qual é a quantidade necessária de produtos para satisfazer a procura dos clientes no mês, por exemplo. Com isso, o setor de compras pode fazer aquisições mais próximas da realidade, garantindo o atendimento dos consumidores, ao mesmo tempo em que evita faltas, excessos e os prejuízos que decisões equivocadas podem acarretar.

5. Contrato com fornecedores de confiança

Apesar de ser um fator externo, os processos dos fornecedores podem afetar diretamente os resultados da sua empresa. Por isso, é necessário formar parcerias com empresas confiáveis, que são capazes de cumprir os prazos e oferecer a qualidade que foi prometida.

Além disso, vale avaliar também, a capacidade de produção do fornecedor e se ela consegue suprir uma demanda de emergência, por exemplo.

6. Acompanhamento de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são análises que auxiliam o gestor a identificar se os resultados alcançados estão dentro do esperado, ou se os esforços empregados não foram suficientes para tal. Com isso, é possível identificar as falhas e criar planos de ação que ajudem a corrigir os problemas.

7. Investimento em um sistema de gestão de estoque

Existem diversos controles e rotinas que precisam ser acompanhados na gestão de estoque: recebimento, armazenagem, movimentação, reposição, expedição, inventários, entre outros, e fazer tudo por meio de processos manuais, além de tornar os processos mais demorados, aumenta o risco de erros.

Nesse sentido, o investimento em um sistema de gestão automatiza a maioria das atividades, torna os processos e as informações mais seguras, reduz o índice de erros e a necessidade de retrabalhos, aumenta a produtividade e ajuda na redução de custos. Além disso, muitas soluções permitem a geração de relatórios, que fornecem bases sólidas para a análise dos processos e elaboração de planejamentos mais precisos.

8. Integração com outras áreas

Ao longo do artigo, os setores de vendas e compras foram citados muitas vezes. O motivo para isso é o fato de que essas áreas estão diretamente ligadas à gestão de estoque, decisões que são tomadas em um setor e  podem influenciar nos resultados do outro.

Portanto, o ideal é integrar essas áreas por meio do compartilhamento de informações e o trabalho em conjunto. Isso ajuda a empresa a alcançar resultados ainda melhores, visto que os departamentos trabalham por um objetivo em comum, em vez de cada setor atuando isoladamente.

9. Aluguel de galpão para armazenamento dos produtos

Uma das características principais de uma startup é o crescimento rápido. Isso faz com que seja necessário ter escalabilidade também em termos de espaço, uma vez que, à medida que a empresa cresce, se faz necessário ter um local maior, principalmente para o estoque de mercadorias.

Isso é especialmente importante quando não há a necessidade de um escritório maior, mas o espaço para estoque precisa ser aumentado. Nesse sentido, o ideal é alugar um box em um self storage, que além gerar um custo menor, é seguro e escalável.

Como se pode ver, existem diversos cuidados que precisam ser tomados e que ajudam a garantir uma gestão de estoque mais eficiente e eficaz, com resultados aprimorados e custos reduzidos.

Gostou deste artigo? Aproveite para conhecer as dicas de terceirização de serviços para a sua empresa!