Loja online ou virtual: como organizar o estoque!

 uma loja online tudo deve ser milimetricamente organizado, calculado, facilitando na hora de selecionar os produtos para enviar ao cliente e evitar confusões, tornando assim o “workflow” mais eficiente e dinâmico.

Desenvolver uma boa organização e gestão do estoque da forma correta, são as soluções que garantem que os produtos estejam disponíveis ao fácil acesso em seus respectivos lugares.

No decorrer deste artigo, colocaremos em pauta algumas dicas e dúvidas para você organizar o estoque da sua loja online de maneira eficiente. Continue a leitura e confira!

Qual a importância de ter o estoque organizado?

Organizar um estoque de uma loja online ou virtual nem sempre é uma tarefa fácil, demanda bastante tempo, paciência e senso de organização para colocar tudo em ordem e devidamente registrado.

Uma organização que permita que qualquer pessoa, até mesmo aquele funcionário “novato”, possa identificar claramente os produtos disponíveis.

Há inúmeras formas de manter um estoque organizado, desde os estoques mais simples, até aqueles com maiores demandas, que exigem um software para que se realize sua gestão.

Manter um histórico do estoque é fundamental para o controle do mesmo. A adesão a boas práticas para com o estoque vai garantir que muitos problemas sejam evitados na hora de fazer o balanço final.

O controle deve condizer sempre com a realidade, reduzindo a possibilidade de obter prejuízos e assim, favorecendo os lucros da empresa.

Classificando e cadastrando o estoque

Para o estoque de uma loja online ser organizado, é necessário ter em mente que esse é um trabalho contínuo. Não é algo que pode ser feito de uma só vez, mas sim uma prática que pode se desenvolver com o decorrer do seu negócio.

A primeira coisa que você deve pensar se tratando desse assunto é a devida classificação dos seus produtos.

Desse modo, fica muito mais simples distribuir os produtos no estoque, além de ser mais fácil para o empresário ou o estoquista encontrar o produto que está sendo solicitado pelo pela sua característica.

Algumas opções de classificação usando roupas como exemplo são:

• tamanho (P, M, G, GG, etc);
• cores (azul, vermelho, preto, branco)
• gênero (masculino, feminino, unissex)
• tipo (inverno, verão, praia, social)

Fazendo o inventário

Essa dica não vale só para uma loja de produtos importados, mas para qualquer lojista e comerciante que queria entender melhor como organizar seu estoque.

O processo de fazer o inventário é fundamental para saber se os dados que você coletou no passo anterior estão de acordo com a realidade, permitindo um controle muito maior do estoque.

É sempre importante que seja decidido uma determinada periodicidade da qual possa ser mensal, quinzenal, semanal ou até mesmo diária.

Quanto mais o estoque for movimentado, maior deve ser a frequência de inventários para evitar prejuízos como a perda de uma venda por não saber que tal produto não estava disponível no estoque.

Avalie o espaço físico disponível

É muito difícil dimensionar o espaço necessário para guardar o estoque de uma loja online sem ter total conhecimento do espaço que o local dispõe, não é mesmo?

Nada de empilhar caixas em um canto pequeno, úmido e mal ventilado, pois além de não ser nada prático e funcional, pode tornar o trabalho muito mais complexo. Além disso, não corre o risco de que a mercadoria, dependendo do que for, possa sofrer danos.

Sendo assim, analise sua infra estrutura e o espaço disponível no seu estabelecimento para armazenar a quantidade de produtos que você necessita para manter sua loja online operacional.

Dessa forma, fica muito mais simples administrar os pedidos e não cometer excessos, já que os produtos podem ser encontrados com mais facilidade na hora de pegá-los

Também se certifique se o local tem condições adequadas para que os produtos não sofram ações do tempo ou mesmo o ataque de parasitas enquanto estiverem parados.

Criando categorias

Para simplificar o inventário de uma loja online e assim deixá-lo com maior eficiência, Recomenda-se fortemente que os produtos sejam devidamente categorizados.

Essa categorização, facilita não só para realizar a contagem e os valores, como também é muito mais prático encontrar informações de grande importância.

Desse modo, o mais importante deve ser categorizar os itens de acordo com suas finalidades ou de acordo com características específicas, tendo em vista que todo ou a maior parte do seu estoque contém produtos importados.

Em uma categoria maior, você também pode colocar subcategorias para simplificar e facilitar a organização.

A Demarcação de entradas e saídas

No momento as mercadorias da sua loja online entram ou saem, quem realiza o controle desse fluxo deve anotar tudo como aconteceu e o mais rápido possível.

Sem registrar mais ou menos, fazer arredondamentos ou talvez deixar para mais tarde.

Aqueles valores que são anotados de forma errada, mesmo que sejam bem singelas as diferenças, no final no balanço final pode criar uma grande confusão. Com isso, você saberá o que ocorreu com aqueles produtos que sobraram ou faltaram.

Deixar para depois pode se tornar um problema, já que com o passar dos dias, talvez você não se lembre do que deu entrada.

Por isso, o mais certo a se fazer é sempre registrar tudo no exato momento que aconteceu.

Analisar as necessidades dos seus consumidores

Analisar as necessidades dos consumidores é muito importante na hora de adquirir mais estoque de um determinado produto.

Ao ter uma loja virtual é necessário estar sempre por dentro das tendências e das novidades relacionadas ao nicho de mercado ao qual os produtos pertencem.

Saber se um produto faz ou não algum sucesso é um das métricas vitais e que influenciam muito na hora de repor ou adquirir um novo estoque. Dessa forma, é possível obter rotatividade e assim impacte positivamente no balanço final.

Avaliar a relação com os consumidores

Avaliar como os consumidores enxergam determinado produto e se estão ou não satisfeitos, é muito importante na hora de repor o estoque da loja online ou virtual, afinal, é sempre bom ter um cliente fiel e satisfeito com seus produtos.

O feedback no pós venda de um produto deve ser levado em conta na hora de renovar o estoque. Não adianta vender um produto novo que teve uma explosão de vendas no início mas que apresenta problemas recorrentes.

Isso pode gerar algum lucro no início, mas no decorrer do tempo pode queimar a imagem da loja virtual como uma loja que vende produtos ruins, fazendo com que ocorra a evasão de clientes somente por culpa de um produto.

Por isso, avaliar a relação que os consumidores têm com seus produtos é fundamental para saber a aceitação de cada tipo de produto. Assim se tem um melhor feedback para que o investimento seja aplicado em um estoque consistente e com alta demanda.

Explicando o estoque para os funcionários de uma loja online

Uma loja online grande, que tem um vasto estoque e necessita de várias pessoas para gerenciá-lo e operá-lo, deve sempre ter profissionais muito bem instruídos e que possuam total conhecimento da distribuição dos produtos.

Por isso é importante treinar o funcionário corretamente, principalmente ao contratá-lo. Isso porque é a garantia para que tudo saia bem e o colaborador entenda seu serviço.

A distribuição correta dos produtos em uma loja de produtos importados é essencial para manter a organização e a agilidade entre os colaboradores, principalmente em dias mais movimentados na loja.

Uma dica é colocar os itens com mais frequência de vendas no início do estoque ou em partes mais acessíveis. Essa otimização do estoque reduzirá o tempo de espera dos clientes.

Com os colaboradores devidamente treinados e preparados, a imagem da sua loja de produtos importados poderá ganhar notoriedade como um exemplo de eficiência e organização.

Se possível, ter um sistema de identificação

O estoque de uma loja online deve ter um sistema de identificação dos produtos com todas as informações necessárias para o devido auxílio dos colaboradores. Dessa forma, é possível otimizar toda a logística.

Um dos métodos mais usados e eficientes de gerir todo um estoque, independente do seu tamanho e variedade é com etiquetas de identificação.

As etiquetas não só servem para identificar os produtos por tamanho, modelo, cor e tipo, como também permite saber a demanda e procura. Dessa forma, sabe-se que a venda do produto é frequente ou não.

Para tornar funcional o sistema de etiquetas de identificação para o controle de estoque a loja online deve ter um software de gestão empresarial.

Esse software tem a função de configurar e emitir as etiquetas de modo apropriado. Esse software pode personalizar as etiquetas para controlar o estoque ao escolher diferentes fontes, tamanho da fonte e também a largura das colunas.

Além de exibir a  descrição, elas podem conter o valor e o código de barras do produto, o que facilita muito todo o processo logístico.

Conheça seus produtos e sua sazonalidade

Um comerciante que possui uma loja virtual que vende produtos sazonais, ou seja, que tem um consumo maior em determinados meses do ano, deve estar sempre atento às datas de compra assim e tempo do frete do país de origem. 

O tempo que leva para um produto chegar ao seu estoque deve ser considerado. Pois no caso de roupas, por exemplo, um casaco de frio pode chegar ao estoque, muito perto do início do verão.

Isso faz com que o estoque possa ficar parado até o próximo verão, o que prejudica o balanço e também o fluxo do capital de giro de uma loja online.

Conhecer a sazonalidade dos seus produtos pode fazer com que a loja tenha mais desempenho de vendas e otimização do estoque.

Estabeleça o mínimo e o máximo – quantidade

Outro ponto importante sobre como organizar a loja consiste em definir uma quantidade mínima e máxima para cada linha, tipo ou modelo de produto.

Desse modo, você tem mais controle e sabe o momento específico para comprar uma nova remessa, além de estar ciente da quantidade máxima mensal.

Ela se refere ao número total de produtos que o estoque deve ter, considerando aspectos como investimento, espaço físico e giro mensal.

Já a quantidade mínima refere-se ao número de produtos reservados para momentos de extrema urgência de demanda. Por exemplo, em datas comemorativas (Carnaval, Páscoa, Dia das Mães, Dia das Crianças, etc). Ao atingirem uma margem mínima, os produtos devem ser repostos.

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Agora que você sabe mais sobre como organizar o estoque de sua loja online e talvez percebeu que precisa de mais espaço para guardar o seu estoque, mas não quer ter as despesas e os riscos de um depósito pode ter.

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